كيف تقوم باعداد الموازانات التقديرية فى شركات المقاولات
• فى البدايه الموازنة التقديرية هي وثيقة تلخص كل العمليات والأنشطة التي تنوي الشركة القيام بها لمدة زمنية محددة (عادةً سنة ومن الممكن عمل موازنه لفترات اقل ولكن يجرى العمل على اعداد الموازنات التقديرية للشركات لمدة زمنية على اعتبارها سنه ) وتصبح هذه الوثيقة برنامج عمل للشركة خلال هذه الفترة وهي ترجمة واضحة للتخطيط والسياسات المستقبلية الموضوعة للشركة، بناءاً على خبرة الماضي والطاقة الإستيعابية للشركة والموارد المتوفرة لها وعلى التنبؤات المستقبلية فيما يتعلق بكل الظروف الداخلية للشركة والخارجية المحيطة بها، وفي نفس الوقت تُعتبر الموازنة التقديرية آداة رقابة تقارن ما بين ما تم إنجازه فعلياً وما هو متوقع، ويجب أن تقوم الإدارة بتحليل أي إنحرافات هامة في الموازنة التقديرية وإتخاذ الإجراءات اللازمة لمنع الإنحرافات الضارة وتشجيع النواحي الإيجابية.
• من أهداف الموازنة التقديرية التخطيط ورسم سياسات إدارة الشركة عن طريق تحديد الأهداف والإفتراضات التي حددت على أساسها هذه الأهداف، وكذلك تحديد الوسائل اللازمة لتحقيق الأهداف والتنسيق بين الإمكانيات المتاحة والأهداف الموضوعة وكذلك وضع أنماط ومعدلات آداء بناءاً على الخبرة من الماضي والمعلومات الفنية المتوفرة وكذلك على إمكانيات التنبؤ لما قد يحدث في المستقبل، والرقابة وتوجيه نظر الإدارة لأي إنحراف قد يحدث في الحياة العملية، عما تم توقعه حسب الموازنة التقديرية لتدارك الأمر وإتخاذ الخطوات اللازمة لتصحيح الأمور منعاً لوقوع الضرر والخسارة للشركة أو المشروع.
أسس وسياسات إعداد الموازنة التقديرية:
يتعين على المراقب المالي او المسؤل الذى يقوم باعداد الموازنه التقديرية للشركة معرفة أهداف الشركة طبقاً للخطة الإستراتيجية الموضوعة من الإدارة العليا حيث أن الموازنة التقديرية تعكس خطط العمل والأهداف والوسائل لتحقيق أهداف الخطة الإستراتيجية للشركة.
يجب أن يتم إعداد الموازنة التقديرية على أساس الموازنات التقديرية الفرعية من إدارات الشركة حيث تقوم كل ادارة باعداد الموزانه التقديرية الخاصه بها وارسالها الى الادارة العليا لتقوم باعداد الموازنه التقدريه على مستوى الشركة ككل فهنا يتضح انه من الممكن ان يكون لكل قسم او ادارة بالشركة موازنه تقدريره (موازنه تقديريه لقسم التسويق وموزانه تقديريه لقسم المبيعات وموزانه تقديريه لقسم الانتاج وهكذا).
يجب أن تُعتمد الموازنة التقديرية من الرئيس التنفيذي و تقديمها لمجلس الإدارة للإعتماد النهائى.
يجب الأخذ بعين الإعتبار أن التنبؤ يكون على أسس وقواعد علمية ومنطقية تربط المستقبل بالحاضر والماضي لا على أساس التخمين الذي لا أسس علمية له.
تنقسم الموازنة التقديرية الرئيسية إلى ثلاثة أقسام كالآتي:
• موازنة تشغيلية : تتضمن جميع عناصر قائمة الدخل من مبيعات وتكلفة مبيعات ومصروفات وأي إيرادات أخرى.
• موازنة مالية: تتضمن جميع عناصر الميزانية من أصول وإلتزامات.
• موازنة التدفقات النقدية : تتضمن جميع عناصر قائمة التدفقات النقدية من متحصلات ومدفوعات.
يجب أن يُراعى الإنسجام والتناسق والترابط بين الموازنات الفرعية بحيث أن أي جزء من الأجزاء الفرعية يتأثر من ويؤثر في أجزاء الموازنات الأخرى والموازنة التقديرية الكلية.
لا يجوز توزيع أرقام الموازنة السنوية على الشهور بالتساوي كمتوسط بسيط (الرقم السنوى/12 شهر) ولكن يجب أن يؤخذ في الإعتبار ظروف كل شهر بحيث يمكن أن تزداد أرقام شهور عن شهور أخرى بنفس المجموع الكلي للسنة، مثال لذلك شهر رمضان والشهور التي بها أعياد وأجازات معروفة مسبقاً وكذلك إختلاف ظروف السوق بين شهور الصيف والشتاء حيث انهفى بعض الصناعات تكون هناك تاثير بالشهر بالنسبه للمبيعات كمثلا يكثر بيع العقار فى فترة الاجازات الصيفيه لعودة العاملين بالخارج او رواج مبيعات الملابس فى الاعياد وهكذا .
يؤخذ في الإعتبار مبدأ الربط بين تقديرات الموازنة ومراكز المسئولية (الإدارات) حيث يتوجب على جميع الإدارات تحضير تقديرات الموازنة الخاصة بها وتقديمها للإدارة المالية وذلك بهدف إجراء مقارنات بين النتائج الفعلية والتقديرات لكل إدارة لإتخاذ الخطوات اللازمة لمعالجة نواحي الضعف والإسراف ومن ثم يجب مقارنة أية مشتريات بالموازنة المتوفرة للبند المطلوب شراؤه قبل الشراء.
تُعتبر الميزانية التقديرية معيار لقياس آداء الإدارة للمستويات المختلفة والأقسام المختلفة عن طريق المراقبة وعن طريق المقارنة ما بين الآداء الفعلى والآداء المتوقع حسب الميزانية.
مديري الإدارات والمدير المالي مسئولين مسئولية مشتركة عن تقديم خطة سنوية وموقف مالي لمجلس الإدارة، على أن تقدم خطة السنة القادمة قبل إنتهاء السنة الحالية بشهر على الأقل.
يتم تعديل الميزانية التقديرية على أساس ربع سنوي ويُعاد تقديمها لمجلس الإدارة لإعتمادها في حالة وجود إنحراف يزيد عن 10% مقارنه بالميزانية التقديرية الأصلية.
على المدير العام إبلاغ مديرين الإدارات بالشركة بتحضير الموازنة التقديرية لكل إدارة على حده قبل موعد تقديمها لمجلس الإدارة بشهرين.
على مدير المبيعات إعداد خطة تقديرية للمبيعات المقدره خلال العام المراد وضع موازنة تقديرية له وعمل دراسة للسوق والظروف التي قد تؤثر على حجم المبيعات خلال الفترة المستقبلية وعمل مقارنات بحجم المبيعات خلال الأعوام السابقة وماهى العوامل التي أثرت على المبيعات والتي قد تؤثر مستقبلاً عليها ويتعين على مدير المبيعات أيضاً عمل خطة بيعية وتقدير المصروفات المقدرة لتنفيذ تلك الخطة ويأخذ في إعتباره أثر الظروف الموسمية للبيع في تحديد حجم المبيعات المتوقع لكل شهر.
يجب التفرقة بين المبيعات المتوقعة كبيع وحدات جديدة وهي تؤثر على المتحصلات النقدية والعمولات وبين المبيعات المتوقعة أي تسليم الوحدات للعملاء وهي التي تؤثر على قائمة الدخل حيث لا يتم الإعتراف بالإيراد في مجال الإستثمار العقاري إلا عند تسليم الوحدة للعميل.
على مدير خدمة العملاء إعداد بيان بالوحدات التي سيتم تسليمها للعملاء خلال العام المراد وضع موازنة تقديرية له موضحاً به القيمة البيعية لكل وحدة وعمل بيان بالأقساط التي سيتم تحصيلها خلال العام المراد وضع موازنة تقديرية له.
على مدير الإدارة الهندسية بالإشتراك مع مدير المشروع عمل دراسة تقديرية للمشروع من حيث التكاليف المباشرة والغير مباشرة كتكاليف البنية الأساسية والتي سيتم تكلفتها خلال العام المراد وضع موازنة تقديرية له كما يتعين إعداد الخطة التنفيذية للمشروع تشمل العقود الجارية والجديدة وتكلفتها المرتبطة بالعام المراد وضع موازنة تقديرية له والوحدات التي سيتم بنائها والتكلفة المقدرة بناءاً على تكاليف العقود السابقة والمقايسات مع الأخذ في الإعتبار معدلات النمو في أسعار البنود والتضخم.
على مدير الشئون القانونية إعداد موازنة تقديرية للمبالغ التي يمكن أن تدفع أو تحصل بناءاً على الموقف القضائي الخاص بالشركة من حيث القضايا المرفوعة من وعلى الشركة خلال العام المراد عمل موازنة تقديرية له.
يجب عمل بيان تحليلي لمصروفات الشركة خلال السنة المالية على مستوى الشهور وعمل متوسط لقيمة المصروفات لكل بند على حدة و أن يتم إعداد دراسة لكل بند من بنود المصروفات يُحدد فيها البنود التي سوف تزيد أو تنقص عن قيمتها المقدرة سابقاً موضحاً أسباب الزيادة أو النقص.
يجب أن يُؤخذ في الإعتبار الزيادة المتوقعة في المرتبات والأجور.
يجب إعداد قائمة تدفقات نقدية مستقبلية وذلك بمعرفة المتحصلات والمدفوعات بكافة أشكالها.
على كل مدير إدارة إعداد موازنة تقديرية لمصروفات إدارته خلال السنة القادمة وأن يأخذ في الإعتبار ما تم صرفه فعلياً خلال السنة الماضية وما هو متوقع صرفه خلال السنة القادمة بناءاً على عدد الموظفين المتوقع تعيينهم أو فصلهم وإحتياجات كل موظف والدورات التدريبية التي يحتاجها موظفو إدارته وأى مصروفات متوقعه لكل بند من بنود الموازنة التقديرية وتحديد مدى إحتياجته المستقبلية للموظفين مع تحديد الأسباب وذلك بعمل خطة عمل مستقبلية موضحاً بها مهامه والأعمال التي سوف يقوم بها.
على المراقب المالي ومدير الحسابات تدوين الإفتراضات العامة والتفصيلية التي على أساسها تم إعداد الموازنة التقديرية وحفظها في ملف الموازنة التقديرية كأحد المرفقات الهامة ويجب أن تكون هذه الإفتراضات منطقية وواقعية ومستندة على تحليل عميق للظروف الداخلية للشركة والظروف الخارجية المحيطة بها وأى تغيير في الظروف المحيطة يجب أن يتم إعادة النظر في الإفتراضات الموضوعة وتعديلها إن لزم الأمر ومن ثم تعديل الموازنة التقديرية نفسها.
على المراقب المالي ومدير الحسابات بعد إعتماد الموازنة التقديرية من مجلس إدارة الشركة أن يقوما بعمل مقارنة شهرية بين ماتم إنجازه شهرياً وما هو متوقع ولو وجد أى إنحراف يجب تدوين سبب الإنحراف وذلك في إعداد التقارير الشهرية المرسلة لمجلس الإدارة.
